ЭДО для «Вайлдберриз»: что такое, зачем нужен и как все устроено

«Без бумажки я букашка, а с бумажкой — человек!» Прочитали? А теперь забудьте: обмениваться документами с Wildberries и другими маркетплейсы можно через интернет, вообще не применяя бумажные носители. Для этого существует электронный документооборот — ЭДО. О том, что это за инструмент поговорим в новой статье нашего блога.

Что такое Wildberries

Wildberries — это международный маркетплейс одежды и обуви, а также товаров широкого спроса. По сути WB — это интернет-магазин, на котором могут продавать свой товар любые поставщики, производители, представители брендов, торговых марок, а также импортеры и реселлеры.

Согласно исследованиям агентства Data Insight, Wildberries 6 лет подряд занимает первое место среди интернет-магазинов РФ, лидируя с большим отрывом от Ozon, «Яндекс Маркета», AliExpress и других площадок.

Читайте также: Как продавать на Wildberries

«Вайлдберриз» в 2022 году в цифрах — это:

• 840 тысяч активных продавцов.

• Объем онлайн-продаж — 805 700 миллионов рублей.

• Рост онлайн-продаж — 95 %.

• Количество онлайн-заказов: 771 900 шт.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это способ передачи документов через интернет. Да, технически любыми документами можно обмениваться и по другим каналам: через электронную почту (email), мессенджеры и даже социальные сети. Но разница в том, что обмен данными при ЭДО происходит по защищенным каналам с использованием специальных протоколов шифрования. Информация сначала зашифровывается, затем передается, а в конце расшифровывается на стороне получателя.

Получается, что данные надежно защищены от взлома, перехвата и использования третьими лицами. Кроме того, через ЭДО обычно передаются юридически значимые документы, подписанные электронной подписью. Помимо взлома и перехвата, они еще защищены и от подделки.

Как устроен ЭДО для Wildberries

Услуги электронного документооборота предоставляют операторы ЭДО. Это специализированные компании, которые имеют государственную лицензию на передачу, обработку и хранение информации. Все действующие операторы включены в специальный реестр. Его можно посмотреть на официальном сайте Федеральной налоговой службы. 

Список операторов электронного документооборота на официальном сайте ФНС

Для того, чтобы подключиться к системе элекронного документооборота с маркетплейсом Wildberries, нужно выбрать оператора, заключить договор, оплатить стоимость тарифного плана и подключиться к системе. Если упростить, то на одной стороне этой системы будете находиться вы, а на другой — маркетплейс. Оператор — промежуточное звено для передачи информации по защищенным каналам.

На данный момент в Российской Федерации зарегистрировано несколько десятков операторов электронного документооборота. 

Перечислим самых известных:

• Диадок

• Контур

• Калуга Астрал

• Эвотор

• Такском

Услуги операторов ЭДО платные. Стоимость услуг определяется тарифными планами. Обычно тариф зависит от количества переданных за единицу времени (например, месяц) исходящих документов. В среднем пересылка одного документа стоит 6-8 рублей у всех операторов.

Читайте также: Как выбрать маркетплейс для работы

Тарифы оператора электронного документооборота «Контур Диадок»

Плюсы ЭДО

Электронный документооборот имеет несколько существенных преимуществ по сравнению с бумажными документами.

Перечислим основные:

1. Электронные документы невозможно забыть, потерять или перепутать.

2. Доступ к документам возможен из любой точки мира, где есть устойчивое интернет-соединение. 

3. Вы банально экономите на бумаге.

4. Работа становится прозрачной для сотрудников.

5. Удобный поиск по документам. Любой нужный акт или накладную можно найти в пару кликов.

6. Возможность интеграции с любыми другими сервисами и системами: 1С, личный кабинет ФНС и так далее.

7. Распределение документов по статусам: «Подписан», «требуется подпись», «согласован», «отправлен» и так далее.

8. Электронные документы можно отправлять в государственные сервисы и суды. Они равнозначны бумажным и имеют юридическую значимость.

9. И так далее.

Каким продавцам Wildberries необходим электронный документооборот

На маркетплейсе «Вайлдберриз» существует 3 способа обмена сопроводительной документацией на товар и поставки:

1. В бумажном виде. Это стандартный способ передачи первичных документов при поставке на склад маркетплейса. Таким образом передаются накладные, акты оказания услуг, счета-фактуры и другие документы.

2. Через личный кабинет продавца маркетплейса. Здесь тоже можно передать первичную документацию, написать обращение к администрации или в техподдержку. Кроме того, все уведомления и отчеты (например, отчет о продажах) тоже приходят в личный кабинет.

3. Через систему электронного документооборота. Технически через ЭДО можно обмениваться всеми вышеперечисленными документами.

Читайте также: Как работать в мобильном приложении Wildberries Партнеры

Предыдущие версии оферты маркетплейса предусматривали обязательное применение систем электронного документооборота для всех без исключения селлеров. Но потом условия смягчили. На момент написания этой статьи (апрель 2023 года) применять ЭДО обязаны только те продавцы, которые работают с налогом на добавленную стоимость — НДС. 

Это тянет за собой то, что большинство малых предприятий могут работать с маркетплейсом и без ЭДО. Применение электронного документооборота не обязанность, а право. Поэтому если вы обычный индивидуальный предприниматель на «упрощенке», решайте сами, применять электронный документооборот или нет.

Читайте также: ИП, ООО или самозанятость — что выбрать для работы на маркетплейсах

Прямая обязанность обмениваться документами с маркетплейсом через ЭДО — у тех, кто работает с НДС. Как правило это индивидуальные предприниматели и организации на общем налоговом режиме — ОСН.

Но есть одно но…

И это обязательная маркировка товаров. Напомним: согласно законодательству РФ, ряд товаров широкого спроса подлежит обязательной маркировке в системе «Честный знак».

Как все устроено: товар, подлежащий обязательной маркировке, помечается специальным знаком — кодом data matrix. Код заносится в государственную систему мониторинга. После этого в систему отслеживания попадает вся информация о движении товара по цепочке от производителя к покупателю. Все участники маркировки — производители, поставщики, логисты и дистрибьюторы сканируют код data matrix на всех этапах перемещения товара. После продажи покупателю код гасится в базе и выбывает из оборота.

Схема работы обязательной маркировки товаров

Так вот: обмен информацией между участниками рынка маркированных товаров и государством также происходит в системе электронного документооборота. Его должны применять все предприниматели, занятые оборотом такой продукции, вне зависимости от организационно-правовой формы, формы собственности и режима налогообложения.

Сейчас маркируется:

• Товары легкой промышленности

• Одежда

• Обувь

• Шубы

• Духи и туалетная вода

• Шины и покрышки

• Фотоаппараты и лампы-вспышки

• Молочная продукция

• Фасованная питьевая вода

• Пиво и слабоалкогольные напитки

• Лекарства

• Табак

Но планах Правительства РФ — охватить обязательной маркировкой все товары широкого спроса к 2024 году. Уже идут или находятся в стадии завершение пилотные проекты по маркировке:

• БАДов

• Велосипедов

• Антисептиков

• Кресел-колясок

• Медицинских изделий

Поэтому если вы собираетесь продавать товары из вышеуказанных категорий, ЭДО вам так или иначе понадобится.

Как подключить ЭДО для Wildberries: пошаговая инструкция

С теорией мы разобрались, теперь расскажем, как подключить систему ЭДО для работы с маркетплейсом «Вайлдберриз».

Шаг первый: получаем электронную цифровую подпись

Такие девайсы выдают специализированные центры, аккредитованные Минкомсвязи. ЭЦП стоит 3-5 тысяч рублей, в зависимости от региона, удостоверяющего центра и типа носителя. Срок изготовления — 3-5 рабочих дней.

Шаг второй: выбираем оператора ЭДО

Условия сотрудничества у всех операторов примерно одинаковы, как и стоимость услуг. Вы можете выбрать любого комфортного.

Вот несколько критериев:

• Стоимость работ

• Наличие интеграции со сторонними системами и сервисами

• Наличие положительных отзывов

• Время работы на рынке

• Время и качество ответа техподдержки

• Дополнительные функции

Шаг третий: заключаем договор

Документы подписываются удаленно и заверяются электронной цифровой подписью. Никуда идти или ехать не нужно. При заключении договора нужно выбрать и оплатить тариф.

Шаг четвертый: подключаем ЭДО с Wildberries

Обычно для этого нужно отправить на маркетплейс ссылку-приглашение. Реквизиты Wildberries: ИНН 7721546864, ООО «Вайлдберриз».

Ссылка отправляется уже через ваш личный кабинет на сайте оператора ЭДО. В стандартном случае это выглядит так:

Отправка ссылки-приглашения на примере личного кабинета оператора «Контур Диадок». Источник: официальный сайт «Контур»

После подтверждения приглашения можно обмениваться документами в системе ЭДО.

А у нас все! При работе с Wildberries и другими маркетплейсами вам могут понадобиться услуги логистики и складского хранения. Компания Кактус — это фулфилмент-оператор полного цикла: мы работаем по схемам FBO и FBS. С нашими сервисами вы можете продавать на популярных маркетплейсах централизованно, с одного склада и в едином для всех площадок личном кабинете.
А еще мы помогаем селлерам в регистрации личного кабинета, создании карточек товара на маркетплейсах, делаем видеосъемку процесса упаковки и продвигаем магазины на популярных площадках.

Все новости нашего блога и актуальную информацию о работе на маркетплейсах вы можете узнать в нашем Телеграм-канале. Подписывайтесь и будьте в курсе.