Онлайн-касса для интернет-магазина

Все розничные продавцы обязаны работать с применением онлайн-касс. Интернет-магазины — не исключение: они должны соблюдать правильный порядок использования контрольно-кассовой техники. Сегодня расскажем, что такое онлайн-касса, где ее взять, как подключить, работать и избежать штрафов, а еще дадим мини-инструкцию по регистрации и подключению.

Терминал онлайн-кассы с принтером кассовых чеков

Что такое онлайн-касса и как она работает

Контрольно-кассовая техника нового образца накапливает данные не во внутреннем хранилище, а передает их в ФНС через интернет. Каждый кассовый чек после оплаты товара отправляется в облачное хранилище оператора фискальных данных — ОФД. Это же касается других фискальных документов: отчетов об открытии и закрытии смены и так далее. 

Оператор — промежуточное звено между кассой и Федеральной налоговой службой, эдакий перевалочный пункт. Там фискальные данные хранятся 5 лет и предоставляются налоговикам по запросу.

Немного о самом кассовом чеке. Онлайн-касса формирует цифровую версию документа для передачи оператору фискальных данных. Чек содержит набор обязательных реквизитов согласно требованиям к формату фискального документа — ФФД. Сейчас актуален ФФД 1.05, он был введен в связи с началом обязательной маркировки товаров и содержит код маркировки.

Чек «улетает» не только налоговикам. По желанию клиента, копия может быть отправлена ему на email или в виде sms-сообщения. Закон о дистанционной торговле разрешает интернет-магазинам отсылать покупателям только цифровой чек, бумажный необязателен. Единственное условие — документ должен быть отправлен не позднее 5 минут после оплаты. 

Каким интернет-магазинам нужна онлайн-касса

В общем случае интернет-ККТ нужна всем онлайн-продавцам. 

Исключение сделали для:

• Интернет-магазинов, которые работают исключительно с ИП и юрлицами. Там свой порядок взаиморасчетов, не предусматривающий использование ККТ.

• Самозанятых граждан. Они могут отправлять фискальные данные через приложение «Мой налог». Правда, есть одно «но»: самозанятые могут продавать только товары ручной работы.

• Интернет-магазинов, работающих только через платежных агрегаторов и не принимающих оплату напрямую от клиентов. В качестве платежных агентов могут выступать, например, маркетплейсы.

Все остальные интернет-магазины применяют ККТ вне зависимости от организационно-правовой формы, вида деятельности, формы налогообложения и других факторов.

Самозанятые граждане могут выдавать чеки при помощи приложения «Мой налог»

Какая онлайн-касса подойдет интернет-магазину

Это зависит от того, как клиент оплачивает товар. Рассмотрим все случаи.

Только онлайн-оплата на сайте

В этом случае онлайн-продавцу достаточно облачной онлайн-кассы. Она интегрируется с сайтом и платежной системой интернет-магазина. Такой девайс автоматически формирует электронный чек в момент оплаты и отправляет его ОФД и покупателю. Все это происходит без участия персонала.

Это помогает сайту продавать в круглосуточном режиме, 7 дней в неделю и 365 дней в году. Клиенты могут оплачивать товар ночью или в выходные, контрольно-кассовая техника должна позволять это делать.

Оплата в пункте выдачи заказа или курьеру при получении

Если покупатель платит не на сайте, а при получении, как в обычном оффлайн-магазине, продавцу потребуется «живой» кассовый аппарат. Клиенту нужно выдать бумажный чек, а если он попросит, выслать электронную копию.

В пункт выдачи заказов устанавливается стационарная онлайн-касса, курьеры оснащаются мобильной ККТ. Такая может работать в автономном режиме и связывается с интернетом по мобильной сети. Обычно мобильная онлайн-касса совмещает в себе функции банковского терминала для приема оплаты картой.

Оплата всеми вышеперечисленными способами

Если интернет-магазин принимает оплату и через сайт, и в пункте выдачи заказов, и через курьера, то можно пойти несколькими путями. Например, арендовать облачную кассу для онлайн-продаж, поставить стационарное устройство в точке выдачи, а курьерам выдать переносные девайсы.

Можно поступить проще: приобрести единую кассу для онлайн-продаж и пункта выдачи. Это универсальное устройство, которое физически находиться в пункте выдачи заказов и печатает бумажные чеки, параллельно принимая онлайн-оплату. Такие онлайн-кассы на рынке контрольно-кассовой техники есть. Но курьерам так или иначе понадобятся мобильные онлайн-кассы.

Оплата через маркетплейсы

Обычно маркетплейс выступает в роли платежного агента. Если интернет-магазин работает только через маркетплейс и не принимает прямые платежи от клиентов, онлайн-касса ему не нужна. Это один из факторов, которые делают торговлю через онлайн-площадки очень привлекательной.

Единственное, на что нужно обратить внимание: в договоре с маркетплейсом дожен быть пункт о том, что площадка выступает в роли платежного агента и берет взаиморасчеты с покупателями — физическими лицами на себя.

На заметку: платежный агент — ИП или юрлицо, которое берет на себя функцию взаиморасчетов с физическими лицами. Он принимает деньги от покупателей, а затем перечисляет их на счет интернет-магазина. Это не только маркетплейсы: в качестве агента может выступать «Почта России», сторонние курьерские службы и прочие организации. 

Интернет-магазину, принимающему только онлайн-платежи, подойдет облачная касса

Где взять онлайн-кассу

На самом деле купить онлайн-кассу для интернет-магазина не проблема. Не будем никого рекламировать, а только сообщим: ККТ для интернет-магазина вам с удовольствием продаст любой банк, оператор фискальных данных или специализированный поставщик. Поэтому будет логичным приобретать устройство, например, в банке, в котором у вас открыт расчетный счет. Кассу сразу привяжут к счету, и туда будет поступать оплата.

Облачную кассу для приема онлайн-платежей купить нельзя, она берется в аренду. Физически устройство находится у поставщика услуги, а интернет-магазин просто получает к нему удаленный доступ за абонентскую плату.

Если вы делаете сайт на специализированной CMS для создания интернет-магазина (InSales, Joomla, AdvantShop и других), онлайн-кассу можно подключить в виде готовой интеграции. В любом случае, вариантов купить онлайн-кассу масса.

Обратите внимание: модель онлайн-кассы в обязательном порядке должна быть включена в реестр ККТ, разрешенной к применению на территории РФ. Актуальный список можно найти на сайте налоговой.

ККТ для интернет-магазина вам с удовольствием продаст любой банк, оператор фискальных данных или специализированный поставщик

Инструкция по регистрации и подключению онлайн-кассы

Расскажем пошагово, как все выглядит.

Шаг первый: получение электронной цифровой подписи — ЭЦП

Она понадобится при регистрации онлайн-кассы в налоговой и заключении договора с оператором фискальных данных. Также при помощи ЭЦП заверяются фискальные документы, которые передаются ОФД.

Для работы с контрольно-кассовой техникой нужно усиленная квалифицированная электронная подпись. Такие выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи. Стоимость ЭЦП — от полутора до пяти тысяч рублей в зависимости от сроков, типа носителя и других факторов.

ЭЦП выдается сроком на 12 месяцев, после чего нужно продлить электронный сертификат ключа проверки.

Шаг второй: заключение договора с оператором фискальных данных

Проводится удаленно через учетную запись на сайте ОФД. Для заключения договора понадобятся учредительные данные компании и сведения о ККТ: модель, номер и так далее. После заключения договора система потребует пополнить баланс лицевого счета, прикрепленного к аккаунту. 

Стандартная стоимость годового обслуживания у всех ОФД одинакова — 3000 рублей. Можно сэкономить, воспользовавшись скидками и спецпредложениями, а также заключив договор на более долгий срок, например, 36 месяцев. Если интернет-магазин торгует маркированными товарами (сейчас это касается почти всех), придется доплатить 1 000 рублей.

И еще: операторы тоже включены в специальный реестр. Право на обработку, передачу и хранение фискальных данных имеют только ОФД, включенные в этот перечень.

Шаг третий: регистрация кассы в налоговой

После получения ЭЦП и заключения договора с ОФД онлайн-кассу надо зарегистрировать в налоговых органах. Госпошлина за процедуру в 2021 году не берется.

Регистрация проводится двумя путями:

1. Удаленно, через личный кабинет налогоплательщика — юридического лица или индивидуального предпринимателя. 

2. Посетив налоговую лично. 

В обоих случаях заполняется заявление на регистрацию по форме 1110061. Для этого понадобятся учредительные документы ИП или ООО, а также данные договора с оператором фискальных данных.

По результатам регистрации онлайн-кассе присваивается индивидуальный номер и выдается карточка регистрации. Если процедура проводится через личный кабинет налогоплательщика, это занимает несколько минут. В случае с личным визитом в налоговую срок может растянуться до 10 дней. 

После успешной регистрации кассы и фискального накопителя в ФНС устройство печатает отчет о регистрации. Это значит, что онлайн-касса прошла фискализацию и можно начинать работать: продавать и печатать чеки.

Для регистрации кассового аппарата в налоговой заполняется заявление по форме 1110061

А можно еще проще

Все, что мы написали выше, не обязательно делать самому. Почти все продавцы онлайн-касс, банки и операторы фискальных данных готовы оказать услугу под ключ. За умеренную плату или вообще бесплатно вам окажут помощь в получении ЭЦП, зарегистрируют кассовый аппарат в налоговой и заключат договор с оператором фискальных данных.

Есть смысл не усложнять задачу и продавать вообще без онлайн-кассы, через маркетплейсы. В этом вам поможет компания Кактус.